LES TROIS SUPPORTS

Toute entreprise a le choix entre 3 supports génériques pour consulter ses documents ou les archiver.

Mais quel support d'archivage choisir pour constituer votre fonds ?

PAPIER

MICROFILM

NUMÉRIQUE

Chacun de ces supports peut être copié sur les deux autres

LE PAPIER sur Numérique et/ou Microfilm

LE MICROFILM sur Papier et/ou Numérique

LE NUMERIQUE sur Papier et/ou Microfilm

 

3 supports = 6 transferts possibles

 

Quel support choisir ? En fonction de quels critères ?

La décision sera prise après analyse des avantages et inconvénients de chaque support.

 

PAPIER

Papier : le papier est considéré comme un matériau de base servant à écrire, dessiner, imprimer, emballer, voire peindre… Le mot papier vient du latin papyrus.

Le « papier » ou tout autre support analogique tel que calque, carton, polyester, pelure, tirage ou pellicule photographique, etc... est le support traditionnel de l'archivage dans nos sociétés basées sur l'écrit.
Support relativement fragile et périssable demandant des constantes d’hygrométrie et de température, il reste la référence par sa simplicité pour bon nombre d’entreprises, malgré les locaux et agencements qu’il nécessite..

 

Ses atouts :

 

Ses désavantages :

• L’archivage papier n’existe qu’en un seul exemplaire
• Il est sensible aux conditions de conservation
• Il peut se dégrader dans le temps
• Il est volumineux et encombrant
• Les procédures de consultations peuvent s’avérer fastidieuses,
• Il nécessite de grands espaces de stockage, avec des rayonnages, des armoires, des systèmes de sécurité anti incendie, etc.
• Lors de la consultation un risque de déclassement voire de perte peut se produire

 

MICROFILM

Microfilm : Pellicule photographique servant de support à des reproductions très réduites de documents, disposées les unes à la suite des autres et lisibles par projection ou par tirage sur papier.

 

Il s’agit d’un support analogique tout comme le « papier ».

 

 

Trois formats de « microfilm » (définis par la largeur du film) :

• Le microfilm 16 mm
• Le microfilm 35 m
• Le microfilm 105 mm ou Microfiche

Le microfilm est un support analogique avec :

• Une durée de vie de plus de 100 ans
• Une valeur probante
• Un volume réduit
• Une prime d’assurance réduite
• Des normes internationales
• Une fiabilité et une stabilité du support
• La pérennité de vos informations

 

Ce procédé est utilisé pour conserver et archiver durant une longue durée des informations vitales pour l’entreprise.

La micrographie connaît un nouvel essor : la sauvegarde des fichiers numériques

 

Microfiche 105mm	Microfilm 16mm et cassette	Microfiche 35mm et carte à fenêtre

Ses atouts :

Valeur Probante reconnue

Conservation pendant plus de 100 ans

Nécessite peu d'espace de stockage

 

Ses désavantages :

La consultation est malaisée et requière des matériels spécifiques tant pour la lecture (lecteur de microformes) que pour l’édition d’une copie papier (lecteur-reproducteur ou scanner)

 

Pour ces raisons et compte tenue de la nécessité de mettre l’information à disposition en réseau, un nouvel outil est utilisé depuis une dizaine d’années, il s’agit du...

NUMÉRIQUE

Numérique : Toute forme d’enregistrement électronique (image ou son) dont la représentation de données ou de grandeurs physiques reposent sur des éléments binaires, ne prenant que 2 formes : 0 ou 1 (on dit parfois tout ou rien).

CD et DVD : Disque optique en plastique composé d'un support transparent en polycarbonate et d'une couche d'aluminium réfléchissante enveloppé d'une couche de vernis protecteur. Support permettant l'enregistrement d'une grande quantité de données numériques au format binaire et quasiment inaltérable. Ce support fut mis au point en 1982 par Sony et Philips.

 

Les technologies de numérisation et les support numériques nous offrent des moyens de stockage et de gestion des documents modernes et simples permettant une consultation conviviale et instantanée.

 

Ses atouts :

L’information est disponible et consultable immédiatement, en réseau

Elle peut être imprimée

Elle peut être archivée sur microfilm

 

MAIS ATTENTION AU TOUT NUMERIQUE

 

Ses désavantages :

Les différents supports informatiques disponibles sont souvent incompatibles entre eux (bandes, cassettes, disquettes, CD-Rom, DVD, disque dur, clé USB, etc..) et doivent être régénérés régulièrement pour rester le support standard du moment.

Le stockage numérique dépend des :

• Supports de conservation (cassettes, bandes magnétiques, disquettes, CD et DVD-ROM)
• Lecteurs pour ces supports (le lecteur de disquettes a disparu des matériels)
• Logiciels évolutifs (quel logiciel dédié ?)
• Systèmes d’exploitation (PC, Mac, Unix... avec une rapide obsolescence des versions Windows^® par exemple)

 

En fonction de ces avantages et inconvénients,
vous avez peut être déjà une opinion sur le support qui conviendrait à vos différents documents.

Si ce n’est pas le cas, nous sommes à votre disposition pour en parler avec vous.

L’analyse de la durée de vie de vos documents, de leur taux de consultation,
de la nécessité soit légale soit stratégique de les conserver
(tels que les plans et descriptifs techniques = « capital » de l’entreprise),
permettront de définir un cahier d’expression des besoins, voire un cahier des charges.

En savoir plus...

 

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